نحوه نوشتن نامه اداری؛ چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟ - پایگاه خبری شیرگاه نیوز

خبرنگاران | سرویس عمومی - حتما تا به حال برای شما نیز پیش آمده که هنگام نوشتن یک نامه اداری دچار سردرگمی شوید و ندانید که چگونه باید آغاز و چه نکاتی را باید رعایت کنید. زیرا نوشتن نامه اداری با دیگر نامه ها فرق دارد و اگر نکات و نگارش نامه اداری رعایت نشود نوعی توهین به مخاطب به حساب می آید. در این مقاله مراحل قدم به قدم نوشتن نامه اداری، همراه با نکاتی که باید رعایت شود، توضیح داده خواه شد.

تعریف نامه اداری

نامه ی ادارای نامه ای با ساختار و ویژگی های خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان ها نوشته می شود. پس نوشتن نامه اداری با نوشتن یک نامه محبت آمیز متفاوت است. در یک نامه اداری علاوه بر رعایت نگارش و نحوه نوشتن استفاده از واژگان و لغات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا نگارش نامه باید به گونه ای باشد که از نامه برداشت اشتباه نشود.

قسمت های تشکیل دهنده یک نامه اداری

سربرگ

مهم ترین بخش های سربرگ عبارت است از:

• تاریخ
• شماره نامه
• شرایط پیوست

متن یا محتوا

محتوا باید شامل پنج قسمت باشد:

• ادب و احترام
• مقدمه نامه
• پیغام اصلی
• نتیجه گیری
• سپاس گذاری

پابرگ نامه

پابرگ باید شامل سه قسمت باشد:

• نام فرستنده
• سمت سازمانی فرستنده
• امضا

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

• قبل از نوشتن نامه اصلی ابتدا آن را چرک نویس کنید و سپس در برگه اصلی پاک نویس کنید.
• نامه را با حواسی جمع بنویسید که غلط املایی نداشته باشید.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
• نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شود.
• از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری و از گفتن جزئیات و واژگان اضافی پرهیز کنید.
• اگر متن نامه خیلی طولانی است، قبل از متن اصلی ابتدا یک خلاصه بیان کنید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
• نامه را با خطی خوانا و زیبا بنویسید. اگر نامه را تایپ می کنید از فونت های رایج و اندازه قلم مناسب بهره ببرید.
• اگر نامه دارای پیوست است حتما باید در ابتدای نامه ذکر شود.
• اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر است، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است.
• و اگر نامه با توجه به نام های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید.

نحوه خطاب قرار دادن رده های سازمانی در نامه

رعایت دقیق مرتبه های سازمانی در نوشتن نامه اداری از اهمیت ویژه ای برخوردار است و سمت های سازمانی باید به دقت در نامه آورده شوند.

• از لفظ به استحضار می رساند معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان های بالا دست استفاده می شود.
• از لفظ به آگاهی می رساند معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان های هم رده استفاده می شود.
• از لفظ به اطلاع می رساند معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان های زیر دست استفاده می شود.

و اما مراحل قدم به قدم برای نوشتن نامه اداری

1. در ابتدا برای آغاز به نوشتن نامه باید نام خدا و سپس تاریخ همان روز را بنویسید.

2. با کمی فاصله از سمت راست (کمی بیشتر از خط اول) نامه را با احترام به مخاطب نامه بنویسید. یک نامه اداری برای تاثیر پذیری بیشتر باید در نهایت ادب و احترام نوشته شود.

به عنوان نمونه: جناب آقا/خانم ... مدیریت محترم سازمان ...

3.مقدمه ای بنویسید که مخاطب را جذب کند و ذهن خواننده را برای مطلب اصلی آماده کند. نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود.

به عنوان نمونه: به استحضار می رساند که با توجه به برگزاری همایش بین المللی فرش و منسوجات از تاریخ 23 لغایت 24 مهرماه 1397 در سالن نمایشگاه های بین المللی ...

4. سپس متن و پیکره اصلی را بنویسید.

مثلا در ادامه جمله بالا: به استحضار می رساند که با توجه به برگزاری همایش بین المللی فرش و منسوجات از تاریخ 23 لغایت 24 مهرماه 1397 در سالن نمایشگاه های بین المللی، خواهشمند است دستور فرمائید...

5. پس از درخواست، خاتمه و سرانجام نامه را به گونه ای بنویسید که تشویق و ترغیب به انجام درخواست شما باشد.

به عنوان نمونه: با توجه به مطالب فوق انتظار می رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشند.

6. پس از اتمام نوشتن متن نامه اداری، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید.

7. اگر احتیاج است که نامه برای بخش های دیگری نیز ارسال شود، در قسمت پاورقی نامه، قسمتی به نام رونوشت ایجاد نموده و نام تک تک بخش ها را یادداشت کنید.

علاوه بر رعایت نکات فوق در هنگام نوشتن نامه اداری می توانید از نمونه های مشابه نیز یاری بگیرید. در ادامه می توانید چند نمونه متن نامه ادارای را مشاهده کنید و از آن ها برای نوشتن نامه یاری بگیرید. در صورتی که متن نامه خاصی مد نظر شماست، بر روی لینک های زیر کلیک کنید.

• درخواست غرفه در نمایشگاه
• متن نامه درخواست اقلام و تجهیزات
• نمونه نامه برای انتقال یا مهمان دانشجویان
• نمونه نامه برای اعتراض نمره دانشجویان
• نمونه اداری و رسمی بازگشت به کار
• درخواست امریه
• درخواست وام یا مساعده حقوق
• نمونه نامه درخواست همکاری

متن اول (درخواست غرفه در نمایشگاه)

جناب آقای …

مدیر محترم اجرایی نمایشگاه ….

موضوع: درخواست غرفه در نمایشگاه

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب … با مسئولیت ……. در مرکز/ مجموعه/ شرکت … پس از مطالعه شرایط پذیرش متقاضیان و پر نمودن فرم تکمیلی برنامه ها بدینوسیله آمادگی خود و مجموعه مذکور را جهت حضور فعال و موثر در نمایشگاه …. بحضور اعلام می دارم.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم مبذول و از نتیجه این امور را آگاه کنند.

بدیهی است هرگونه تغییر در تصمیم حضور این شرکت در نمایشگاه الزاما به صورت کتبی اعلام خواهد شد و در غیر این صورت مسئولیت اقتصادی آن بر عهده این شرکت خواهد بود.

به امید آنکه بتوانیم با یاری یکدیگر گامی هرچند کوچک در بهبود فضای کسب وکار کشورمان برداریم.

با تشکر

نام و امضا و تاریخ

متن دوم (متن نامه درخواست اقلام و تجهیزات)

جناب آقای

مدیر محترم …

موضوع: درخواست اقلام و تجهیزات

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند این امور جهت انجام … احتیاج به اقلام و تجهیزات زیر دارد. خواهشمند است دستور فرمایید مساعدت لازم مبذول کنند.

1-

2-

3-

پیشاپیش از حسن توجه جنابعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر…

رییس قسمت …

متن سوم (نمونه نامه برای انتقال یا مهمان دانشجویان)

جناب آقای …

ریاست محترم دانشگاه ….

موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه …

با سلام

بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه سال … بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و آغاز دوران دانشجویی متاهل شده و محل اشتغال دائم همسرم، در …است، تقاضای میهمان به مدت … به دانشگاه …می باشم.

البته با توجه به مسائل دیگری از جمله مسائل اقتصادی، اجتماعی، خانوادگی؛ فوت یکی از اقوام درجه اول از جنابعالی تقاضا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم درخصوص دانشجوی میهمان مبذول کنند.

با تشکر و سپاس…

متن چهارم (نمونه نامه برای اعتراض نمره دانشجویان)

جناب آقای…

استاد گرامی استاد درس ….

موضوع: اعتراض به نمره امتحان سرانجام ترم

با سلام و خسته نباشید خدمت شما

بدینوسیله اینجانب … دانشجوی رشته کارشناسی ……در کلاس…… نسبت به دریافت نمره پایین در نمره درس … از شما استاد عزیز گله مندم.

اینجانب برای این درس در طول ترم کوشش بسیار کرده ام، درس را با علاقه فراوان دنبال می کردم، تکالیف و ترجمه متن ها را بادقت و وسواس فراوان انجام می دادم و وقت بسیاری را برای درس …. صرف می کردم. بنده حقیر در کلاس نیز تمام کوشش خود را برای فعال بودن در کلاس نیز انجام داده و این فرایند را درطول ترم نیز دنبال کردم.

در امتحان سرانجام ترم نیز تمام کوشش خود برای دریافت نمره کامل درس بکار گرفتم تا رضایت بخش ترین و بهترین عملکرد و نتیجه را داشته باشم. با ایمان به این که نمره کامل این درس را دریافت می کنم. اما با دیدن نمره خود و مقایسه با دیگر دانشجویان ضعیف کلاس که نمره های بالاتر دریافت کرده بودند بسیار متعجب شدم.

اینجانب از حضرتعالی استدعا دارم یک بار دیگر برگه امتحانی و عملکرد کلاسی اینجانب را مورد آنالیز و بازبینی قرار دهید.

با تشکر و سپاس فراوان

دانشجوی….

متن پنجم (نمونه اداری و رسمی بازگشت به کار)

جناب آقای ….

مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی

موضوع: درخواست بازگشت به کار

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب …………. به شماره کارمندی …… و به شماره شناسنامه ……؛ که از تاریخ ……….. در شرکت با سمت ……. در واحد …… مشغول بکار بوده ام متاسفانه بنا به دلایل شخصی / کاری ناچار به استعفا و ترک کار از تاریخ …………… شده ام، با توجه به مسائل بیشماری که پس از ترک شرکت با آن موجه شده ام، از جنابعالی تقاضای بازگشت به کار داشته و تعهد می نمایم در صورت موافقت با آغاز بکار اینجانب به نحو احسن نسبت به انجام امور محوله اهتمام ورزم.

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز کرده و استدعا دارم در صورت صلاحدید با بازگشت به کار اینجانب موافقت فرمایید.

با تشکر و سپاس

نام و نام خانوادگی

تاریخ و امضا

متن ششم (درخواست امریه)

موضوع: درخواست امریه

با سلام

احتراما ضمن عرض ارادت و تبریک سال حمایت از کالای ایرانی به گفته رهبر معظم انقلاب خدمت حضرتعالی وپرسنل معزز، بدینوسیله اینجانب …………………………….. به شماره ملی …………………

دارای مدرک کارشناسی مدیریت بازرگانی وگواهی آموزشی …………………………….. از دانشگاه پیغام نور …………………….. و متصدی از شرکت ……………………………، وسابقه ……….. سال فعالیت رسمی با …………………..، دارای دو مقاله داخلی وخارجی (به پیوست) تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذارنم وضمن تجربه از هدایت های متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره مند گردم. خواهشمند است با عنایت به اینکه متاهل می باشم، با تقاضا ارائه شده موافقت و دستورات لازم را مبذول فرمائید، لذا در صورت پذیرش تقاضا اینجانب متعهد می گردم طی تمام خدمت، ضمن رعایت نظم وانضباط کاری، مقررات اداری آن سازمان را مدنظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام رسانم. امیدوارم که با این درخواست موافقت فرمایید.

پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی نهایت متشکرم.

با احترام

متن هفتم (درخواست وام یا مساعده حقوق)

جناب آقای

رییس محترم امور کارکنان

موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب …………. کارمند یا کارگر شماره …….. که در قسمت ……. مشغول بکار می باشم بدلیل مسائل اقتصادی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ ….. ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه … ریال یا در مدت …. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر شود.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول کنند.

پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

متن هشتم (نمونه نامه درخواست همکاری)

بسمه تعالی

مدیر محترم کارگزینی شرکت ……………..

جناب آقای ……………..

باسلام و احترام

پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه ………………….. مورخ …………………. جهت همکاری دربخش درخواست کالا در آن شرکت، به پیوست مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) خود را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می دارم.

امیدوارم ویژگی های اینجانب از جمله، تحصیل در رشته مدیریت بازرگانی و گذراندن دوره های بازاریابی، تسلط کامل به زبان انگلیسی، داشتن مهارت های ارتباطی قوی، اعتماد به نفس بالا و اشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی مورد توجه آن مدیریت محترم قرارگیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواست ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم.

ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، ازوقتی که به آنالیز رزومه اینجانب اختصاص می دهید تشکر کرده و آمادگی خود را جهت حضور درآن شرکت برای ارائه سایر اطلاعاتی که لازم باشد و آشنایی بیشتر اعلام می دارم.

با تشکر

نام و نام خانوادگی و امضاء

توجه کنید که نوشتار صحیح و گویای نامه شما می تواند در موفقیت شما در بیان درخواست، کار، همکاری و ... تاثیر بسیاری داشته باشد. پس نامه را در نهایت دقت و رعایت قواعد نامه نگاری بنویسید.